Masterplan für die Transformation der Verwaltung – Kulturwandel gemeinsam gestalten

Die öffentliche Verwaltung steht vor tiefgreifenden Veränderungen. Komplexere Aufgaben, steigende Erwartungen von Bürger:innen und Unternehmen sowie der digitale Wandel erfordern neue Formen der Zusammenarbeit, Führung und Umsetzung. In Baden-Württemberg wurde früh erkannt, dass Verwaltungsmodernisierung nicht allein durch neue Gesetze oder IT-Lösungen gelingt, sondern vor allem einen Wandel von Kultur und Arbeitsweise braucht.

Vor diesem Hintergrund entwickelte das Staatsministerium Baden-Württemberg gemeinsam mit allen Landesministerien und Regierungspräsidien den „Masterplan für die Transformation der Verwaltung“. Ziel des Projekts ist es, die Kultur und Arbeitsweise der Landesverwaltung nachhaltig zu modernisieren – getragen von einer gemeinsam entwickelten Vision und konkret umgesetzt durch zahlreiche agile Projekte. Nutzer:innen des Masterplans sind die Beschäftigten der Landesverwaltung selbst.

Der Masterplan ist kein klassischer, langfristig festgeschriebener Maßnahmenkatalog. Stattdessen verbindet er eine strategische Ausrichtung mit einem iterativen, agilen Umsetzungsansatz. Eine gemeinsam entwickelte Vision gibt Orientierung, während kleine, dezentrale „Transformationspiloten“ neue Arbeitsweisen erproben. Erfolgreiche Ansätze werden anschließend in größeren strategischen Projekten – den sogenannten „Pathfindern“ – weiterentwickelt und in die Fläche getragen. Scheitern ist ausdrücklich erlaubt und Teil des Lernprozesses.

Ein zentrales Element des Projekts ist der konsequente Einbezug der Nutzer:innen. Bereits zu Beginn wurden Mitarbeitende aus allen beteiligten Organisationen in Interviews zu Herausforderungen und Erfolgsfaktoren von Modernisierungsprojekten einbezogen. Auf dieser Grundlage entstand die Vision des Masterplans, die anschließend in Ko-Kreation mit Ansprechpersonen aus Ministerien und Regierungspräsidien weiterentwickelt wurde. In Veranstaltungen, Workshops und Fortbildungen wurde kontinuierlich Feedback eingeholt und in die Weiterentwicklung integriert.

Auch in der Umsetzung spielen die Nutzer:innen eine aktive Rolle: Ideen für Transformationspiloten werden in Workshops gemeinsam entwickelt und von den Mitarbeitenden selbst umgesetzt. Regelmäßige Netzwerktreffen, Impulsvorträge und sogenannte „Schaufenster“ schaffen Raum, um Erfahrungen, Best Practices und Lernerkenntnisse organisationsübergreifend zu teilen. So entsteht ein lebendiger Austausch, der Veränderung nicht verordnet, sondern gemeinsam gestaltet.

Getragen wird der Masterplan von einem breiten Netzwerk aus über 400 sogenannten „Verwaltungs-Tränsformern“. Diese wirken als Multiplikator:innen in ihren Organisationen, stoßen Veränderungsprozesse an und unterstützen konkrete Projekte. Eine koordinierende Einheit im Staatsministerium – der TränsformerHub_bw – sorgt für strategische Steuerung, Vernetzung und Weiterentwicklung des Masterplans. Unterstützt wird dies durch vielfältige Formate des Kompetenzaufbaus, etwa Schulungen zu agilem Arbeiten, Changemanagement und menschenzentrierter Verwaltung.

Der Masterplan hat dazu beigetragen, dass Probleme in Kultur und Arbeitsweise, die zuvor vielfach bekannt, aber wenig adressiert waren, erstmals in einem gemeinsamen Großprojekt aufgegriffen wurden – mit Rückendeckung der Hausspitzen und konkreten Handlungsspielräumen für Mitarbeitende. Zahlreiche Transformationspiloten haben bereits zu sichtbaren Veränderungen geführt, etwa durch Arbeiten mit MVPs, menschenzentrierte Ansätze, agiles Vorgehen oder neue Formen der Zusammenarbeit mit nachgeordneten Behörden.

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DAS WICHTIGSTE IN KÜRZE

Initiierende Stelle:
 Staatsministerium Baden-Württemberg
 TränsformerHub_bw

Umgesetzt für:
Beschäftigte der Landesverwaltung Baden-Württemberg
 alle Ministerien und Regierungspräsidien, teilweise mit nachgeordneten Behörden

Ebene:
 Land

Team:
Ausschuss der Amtschefs der Ministerialdirektor:innen

sowie Chef der Staatskanzlei – strategisches Gremium

TränsformerHub_bw – koordinierende, strategische Einheit im Staatsministerium

Tränsformer-Einheiten in Ministerien und Regierungspräsidien – Multiplikator:innen vor Ort

Transformationspiloten – Umsetzung konkreter MVP-Projekte

Pathfinder-Teams – Umsetzung strategischer Projekte

Tränsformer-Netzwerk – interessierte Verwaltungsmitarbeitende

Projektpartner:
 Gemeinsames Projekt aller Landesministerien und Regierungspräsidien in Baden-Württemberg

Beteiligte Disziplinen:
Organisationsentwicklung, Changemanagement,

agile Methoden, Führung, Kommunikation, Weiterbildung

Dauer:
Fortlaufender Transformationsprozess (Start vor 2025, laufend weiterentwickelt)

Budget:
Ca. 100.000 € pro Jahr für das Kernteam
 ergänzt durch Bordmittel in den beteiligten Organisationen

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Nachgefragt beim Projektteam

Welche Hürden gab es und wie sind Sie damit umgegangen?
Eine zentrale Herausforderung waren begrenzte finanzielle und personelle Ressourcen sowie Skepsis und Reformmüdigkeit in Teilen der Verwaltung. Dem wurde begegnet, indem bewusst mit Bordmitteln gearbeitet,
früh informiert und begeistert sowie mit kleinen, sichtbaren MVP-Projekten schnell konkrete Ergebnisse erzielt wurden. Der Masterplan-Prozess blieb jederzeit offen für Feedback und Anregungen.

Was macht Ihr Projekt besonders mutig?
Der Masterplan adressiert bewusst Kultur und Arbeitsweise – Themen, die in der Verwaltung selten systematisch angegangen werden. Statt eines klassischen Fünf-Jahres-Plans setzt das Projekt auf agiles, iteratives Arbeiten mit MVPs. Scheitern ist erlaubt und wird dokumentiert. Zudem wird hierarchieübergreifend und organisationsübergreifend zusammengearbeitet, begleitet von einer modernen Bild- und Wortsprache,
die Identifikation schafft.

Worauf sind Sie im Projektverlauf besonders stolz?
Besonders stolz ist das Team auf das Tränsformer-Netzwerk mit rund 400 Mitgliedern, aktive Ansprechpersonen in allen Häusern und zahlreiche erfolgreiche Transformationspiloten, von denen viele in den Regelbetrieb übergegangen sind. Auch gescheiterte Piloten werden als wertvolle Lernerfahrungen offen geteilt. All dies wurde mit einem kleinen Kernteam und vergleichsweise geringem Budget erreicht.

Wie teilen Sie Ihre Erfahrungen mit anderen Verwaltungen?
Der Wissenstransfer erfolgt über regelmäßige Netzwerktreffen, Impulsvorträge, Schaufenster-Veranstaltungen, Newsletter, Online-Dokumentationen sowie eine Tränsformer-Toolbox mit Materialien und Templates. Die Ergebnisse werden verwaltungsintern breit zugänglich gemacht.

Was braucht es, damit der Masterplan langfristig wirkt und tragfähig bleibt?
Entscheidend sind ein fortlaufender politischer Auftrag zur Transformation, die aktive Unterstützung durch Hausspitzen und mittlere Führungsebene sowie der Fortbestand einer koordinierenden Einheit mit Budget. Ebenso wichtig ist die dauerhafte Stärkung der Tränsformer-Einheiten in allen Häusern.

Was würden Sie anderen Behörden raten, die einen ähnlichen Prozess angehen möchten?
Zentrale Erfolgsfaktoren sind die Unterstützung der Führungsebene, frühe Einbindung relevanter Akteure, ein klarer Fokus auf tatsächliche Umsetzung statt langer Konzeptionen sowie Mut, neue Wege zu gehen und Veränderung gemeinsam zu gestalten.