GA-Lotse – Das Digitalisierungspaket der Zukunft für die Öffentliche Verwaltung
Die Digitalisierung des Öffentlichen Gesundheitsdienstes (ÖGD) ist seit Jahren von fragmentierten Fachverfahren, veralteten Technologien und fehlender Interoperabilität geprägt. Gesundheitsämter arbeiten vielfach mit Einzellösungen, die kaum anpassbar sind, Doppelstrukturen erzeugen und den fachlichen Austausch erschweren. Statistiken und Berichte mussten bislang häufig manuell erstellt werden – Zeit, die im Arbeitsalltag für die eigentlichen Aufgaben fehlte. Gleichzeitig bestand eine starke Abhängigkeit von einzelnen Softwareherstellern und Systemen ohne langfristige Entwicklungsperspektive.
Vor diesem Hintergrund entwickelte das Gesundheitsamt Frankfurt am Main mit GA-Lotse in Kooperation mit dem Hessischen Ministerium für Familie, Senioren, Sport, Gesundheit und Pflege eine offene, modulare Anwendungsplattform für den ÖGD. Ziel des Projekts ist es, bundesweit einheitliche, sichere und zugleich flexibel anpassbare Fachverfahren bereitzustellen, die bürger*innenzentriert sind und den Arbeitsalltag der Gesundheitsämter nachhaltig verbessern. Die Plattform richtet sich primär an Mitarbeitende der öffentlichen Verwaltung sowie an die IT-Administration.
GA-Lotse basiert vollständig auf Open Source und schafft eine gemeinsame technische und fachliche Basis
für unterschiedliche Aufgabenbereiche wie Kinder- und Jugendmedizin, Begehungen oder epidemiologische Untersuchungen. Die modularen Fachverfahren lassen sich flexibel kombinieren und an lokale Anforderungen anpassen. Durch zentrale Datenhaltung, interoperable Module und automatisierte Auswertungen entfallen Doppeldokumentationen, Prozesse werden beschleunigt und Berichte oder Statistiken können mit wenigen Klicks erstellt werden. Der Zugriff ist ortsunabhängig möglich, etwa mobil oder aus dem Homeoffice, unterstützt durch moderne, passwortlose Mehrfaktor-Authentifizierung.
Ein zentrales Element des Projekts ist der konsequente Einbezug der Nutzer:innen. Mitarbeitende aus Gesundheitsämtern wurden bereits in der frühen Projektphase eng in die Bedarfsanalyse und Priorisierung der Fachmodule eingebunden. Ihre Anforderungen aus dem Arbeitsalltag bildeten die Grundlage für die modulare Ausgestaltung der Plattform. Während des Entwicklungsprozesses wurden wiederholt Nutzertests durchgeführt, in denen Rückmeldungen aus den Fachabteilungen systematisch erhoben und direkt in die Weiterentwicklung integriert wurden. So entstand eine Lösung, die sich an realen Arbeitsprozessen orientiert und nicht an abstrakten Idealmodellen.
Auch im Rollout-Prozess bleibt der Nutzer:innenbezug zentral: Strukturierte Vorgespräche mit dem Change-Lotsen-Team sorgen dafür, dass Schulungs- und Einführungskonzepte passgenau auf die jeweiligen Gesundheitsämter zugeschnitten sind. Ergänzend stehen regelmäßige Sprechstunden, ein Lernmanagementsystem mit Schulungsmaterialien sowie persönlicher Support zur Verfügung. Die Benutzeroberfläche wurde komponentenbasiert und barrierearm entwickelt und wird kontinuierlich nach dem BIK-BITV-Testverfahren überprüft.
Die Umsetzung erfolgte in enger Zusammenarbeit mit Expert:innen aus Verwaltung, IT-Sicherheit, Datenschutz, Wissenschaft und der Open-Source-Community. GA-Lotse wurde nach dem Prinzip „Security by Design“ und „Privacy by Design“ entwickelt und nutzt eine Zero-Trust-Architektur. Die Plattform kann sowohl cloud-nativ als auch On-Premises betrieben werden und ermöglicht durch einen API-first-Ansatz eine sichere und interoperable Datenverarbeitung. Damit entsteht eine zukunftsfähige, souveräne IT-Struktur für den ÖGD, die bundesweit skalierbar ist.
DAS WICHTIGSTE IN KÜRZE
Initiierende Stelle:
Gesundheitsamt Frankfurt am Main
53.8 Digitale Zukunft, IT und strategische Planung
Umgesetzt für:
Öffentliche Verwaltung bundesweit
Mitarbeitende der öffentlichen Verwaltung und IT-Administration
Ebene:
Kommunal mit bundesweiter Perspektive
Team:
Prof.clin.assoc. Dr.med Peter Tinnemann – Leiter Gesundheitsamt Frankfurt am Main
Stefanie Kaulich – Projekthauptverantwortliche
Bianca Kastl – Product Owner
Weitere Teammitglieder aus technischer Entwicklung, Datenanalyse, Projektkoordination, Kommunikation, IT-Sicherheit, Schulung und Training
Beteiligte Disziplinen:
Verwaltung, Softwareentwicklung, IT-Sicherheit, Datenschutz, Open Source, Wissenschaft, Change-Management, Schulung und Support
Dauer:
Ausschreibung bis Go-Live innerhalb von 12 Monaten
Budget:
24 Millionen Euro finanziert von der Europäischen Union NextGenerationEU
Nachgefragt bei der Projekthauptverantwortlichen
Stefanie Kaulich und der Product Ownerin Bianca Kastl
Welche Hürden gab es und wie sind Sie damit umgegangen?
Eine unerwartete Herausforderung waren über 300 Bieterfragen im Rahmen der zweistufigen europaweiten Ausschreibung sowie der sehr enge Zeitplan von nur zwölf Monaten bis zum Go-Live. Dies erforderte ein hohes Maß an Teamarbeit, Flexibilität und eine enge Zusammenarbeit mit den Softwareentwickler:innen. Die Abhängigkeit von Projektträgern und verzögernden Rückmeldungsfristen stellte zusätzliche Anforderungen an das agile Vorgehen.
Was macht Ihr Projekt besonders mutig?
Im öffentlichen Gesundheitsdienst gab es bislang kein agiles IT-Projekt dieser Größenordnung. Viele Fragestellungen mussten ohne bestehende Referenzen beantwortet werden. Der Mut, dieses Projekt dennoch konsequent umzusetzen, unterscheidet GA-Lotse maßgeblich von anderen Vorhaben.
Worauf sind Sie im Projektverlauf besonders stolz?
Besonders stolz ist das Projektteam auf die hohe Umsetzungsgeschwindigkeit bei gleichzeitig hoher Qualität, die Integration realer Arbeitsabläufe, den frühen und kontinuierlichen Einbezug der End-User, die einfachen und barrierearmen Benutzeroberflächen sowie die vollständige Open-Source-Programmierung. GA-Lotse ist skalierbar für große und kleine Ämter, stößt bundesweit auf großes Interesse und bietet enormes Potenzial, insbesondere durch das Statistikmodul. Zudem sind durch das Kostenverteilungsmodell erhebliche Einsparungen für die Ämter zu erwarten.
Wie teilen Sie Ihre Erfahrungen mit anderen Verwaltungen?
Der Wissenstransfer erfolgt über Kongresse, Messen, regelmäßige Sprechstunden des Change-Lotsen-Teams sowie über Open-Source-Plattformen wie AGORA, OpenCoDE und GitHub. Ergänzend wurden Erfahrungen in Publikationen und einem Fachbuch zur erfolgreichen digitalen Transformation veröffentlicht.
Was braucht es, damit das Projekt langfristig wirkt und tragfähig bleibt?
Entscheidend sind Vernetzung und Zusammenarbeit in der Öffentlichen Verwaltung, kontinuierlicher Wissenstransfer, der Austausch von Best Practices sowie ein visionäres Team, das den Mehrwert der Anwendung nach außen trägt und dauerhaft im Dialog mit den Nutzer:innen bleibt.
Was würden Sie anderen Behörden raten, die einen ähnlichen Prozess angehen möchten?
Mit Mut zu den eigenen Entscheidungen vorangehen, flexibel bleiben, alle Beteiligten und zukünftigen Nutzer:innen kontinuierlich informieren und nicht zögern, direkt in die Umsetzung zu starten. Für jedes Problem gibt es eine passende Lösung – entscheidend ist ein engagiertes, visionäres Team.